煙山光宏 絶妙な報・連・相の技術 丸田富美子
報告・連絡・相談は、なぜ重要なのでしょうか?
筆者曰く『それは、あなた自身の持つ力を最大限に発揮するために、そして上司から「あいつなら任せられるなぁ」と信頼を勝ち得るためにすべてのビジネスパーソンに求められるスキルであり行動であるからなのです。』
的確な報告とは、相手が望むタイミングで、相手が聞きたいことを伝えることが基本です。相談上手になって、仕事の領域を広げていく事のポイントは、相談する相手を選ぶこと、結果とお礼の報告をこまめに忘れずに!
連絡とは、必要な人に必要な時に必要なことをきちんと伝えることです。
社内で必要な情報が伝わる仕組み・ルールをきちんと作ること。一人一人が、自分の持っている情報をもれなく発信する習慣を作ること。
報告・連絡・相談の基本は「相手が必要とすることを、必要な時に、正しく伝える」ことです。
報告は義務です。義務は絶対にやらねばならないことです。
たくさん上司と話をする、質問をすることと上司のことをよく観察することです。もちろん、会議や個人面談など、改まった場での話も大切ですが、もっと日常的にこまめに上司と話をすることです。
結論とは事実である。「この仕事はうまくいきそうだ」「この商談は制約しそうだ」「とても感触が良かった」などの自分の感想は、上司の判断を誤らせることがあります。自分の意見や感想を伝えるときは、結論を述べた後「これは私の意見ですが」と一言加えてから伝えましょう。
問題が起きたらすぐに報告する。責任感の強い人ほど、自分でなんとかしようと必要以上にがんばってしまう。上司に叱られるのが嫌で先延ばしにしてしまう。
タイミングよく中間報告を行うためには、仕事を受けたときに、いつどんなタイミングで報告するかを決めて、上司の了解を得ておくともれなくできます。
「伝言を頼んだから報告した」と思い込まないことです。
連絡は気配りです。全社員が自分のことだけでなく、周囲の人たちが仕事をしやすいように、少し気配りをして情報を伝え合うことができれば、その会社は間違いなくお客様に喜ばれて、利益が上がる会社になるはずです。
気配り満点の連絡とは、自分が伝えたいことを伝えるのではなく「相手にとって役に立つことを役に立つタイミングで伝える」ことです。
「言ったか」ではなく「伝わったか」を確認すること。
内容を整理する3つの視点
相談した相手に何を期待しているのか、明確に伝えるために、
あなたがイメージしている目標を明確に伝えるために、
今の状況と背景(今までの経緯)を正しく伝えるために、
半人前の部下には、きめ細かくやり方を教える・一人前の部下にはやり方を考えさせて任せるです。
いつまでに報告するのか、報告の期限を伝える。その時に、何を報告するのか、報告すべき内容を伝える。1週間以上かかる仕事については、いつ(どの段階で)中間の報告をするのか、中間報告の期限を伝える。
経営者が管理職に求める道とは
ステップ1、社長の考えや方針を理解納得して、部下に伝えていくこと
ステップ2、社長の考えを部下が理解納得出来るように、自分の言葉で噛み砕いて伝えること
ステップ3、日々起きる様々な出来事に対し、社長の指示がなくても、社長と同じように判断意思決定すること
ステップ4、社長にできない新たな発想で構想を描き、実績を上げること。ただし、社長がこだわる経営理念は深く理解し、承継する。
他人への批判の話ではなく、一緒に問題解決せよ。
批判のサイクルを回しているだけでは、会社はよくならない。
