煙山光宏 変化が激しいお客様と時代に合わせて、いかに自社を変えることができるかで業績が変わります。
経営資源の使い方を変えて粗利益を生む業務を増やし、粗利益に繋がらない業務や作業は極力なくしていく。
なくすことができなければ、この部分をデジタル化していくことが必要です。
粗利益を生まない無駄な時間をなくして粗利益をいかに増やすかに、人、もの、金、情報、時間という経営資源を集中できるかがカギなんです。
大切なことは、お客様と接するときはアナログで行い効果を最大にすること。
お客様と接しない裏方作業や事務作業はどんどんデジタル化して、効率を最大にする。
そこで生まれた経営資源を、粗利益を生む仕事に集中させていくことが大切です。
その時に「社内の情報が整っていない」ことに気づくと思います。
社内の情報が整っていないから、毎日、誰かが誰かに相談や確認作業をしています。
「次の会議いつですか？」
「お盆休み今年はいつまでですか？」
「このファイルどこにありますか？」などなど。
社内は社員間のやり取りで溢れています。
中でもスケジュール調整の時間は本当に無駄です。
会議の変更、打合せの変更、出張の変更…
変更するたびに社内で連絡を取り調整をしています。
しかも、この作業は生産性ゼロです。
スケジュールを調整して粗利が増えることはありません。
にも関わらず、仕事の一環としてやり続けているんです。
このような無駄な仕事が社内に溢れています。
これは「社内の情報が整っていない」からなんです。
例えば、Googleカレンダーを使って予定と行動の見える化をすると同時に、作業の効率化を計ることができます。
仕事の9割は繰り返し行われていますから、Googleカレンダーの繰り返し機能でスケジュールを組んで、そこに毎回開いて使うスプレッドシートやドキュメントをリンク設定しておけば、探さずにすぐ開いて使うことができます。
パソコンやスマホなどの道具は特に、使ったことのない便利な機能がたくさん用意されています。
「この作業、毎回5つの手順でやってるけど、もっと簡単に早くやる方法はないかな？」ともっと楽にできる方法はないか探してみると、意外とありますから試してみてください。
また、今後は紙の書類を減らしデジタル化していくことを徹底していきましょう。
些細な情報でも紙で机の引き出しにしまっておくのではなく、スキャンしてマイドライブに検索しやすいようにファイル名をつけて保存しておく。
そうすることでどこにいても社内の必要な人に瞬時に共有することができます。
スケジュールの調整や書類探しという無駄な時間をゼロにすることで、仕事の生産性をアップしていきます。
デジタルで効率アップを、アナログで効果を最大にすることで、業績を挙げていきましょう。
